La transparencia y la ética se han convertido en pilares fundamentales para la sostenibilidad y el correcto funcionamiento interno de cualquier organización.
En febrero de 2023 se aprobó la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Dicha Ley obliga a las empresas y entidades de 50 empleados o más a habilitar un canal de denuncias.
En este contexto, la implementación de un canal de denuncias surge como una herramienta para fomentar una cultura de integridad y responsabilidad dentro de las empresas. En este artículo, desde Figueras Legal, analizaremos la importancia de un canal de denuncia, los requisitos que deben cumplir las empresas y cómo implementarlo.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias o canal de información interno es un sistema establecido por una empresa que permite a sus empleados comunicar cualquier conducta indebida, irregularidades, presiones, discriminaciones o fraudes dentro de la organización. Estos canales suelen ofrecer diferentes opciones para presentar denuncias de manera confidencial y segura, como correos electrónicos o formularios en línea.
Los canales de denuncias deben asegurar el anonimato del denunciante. Además, no solo los trabajadores deben tener acceso a dicho canal. Este sistema debe estar al alcanzar de otras personas que tengan relación con la empresa, como proveedores.
¿Por qué es importante para las empresas?
Un canal de denuncias es clave para minimizar riesgos y poder detectar a tiempo posibles irregularidades. De esta forma, podemos prevenir fraudes, malas conductas o el acoso laboral. Por tanto, es una herramienta de Compliance que permite garantizar el cumplimiento normativo, evitar sanciones y solucionar de manera interna posibles problemas antes de alcanzar instancias superiores.
Además, permite ofrecer a los empleados y otras partes interesadas la posibilidad de denunciar de manera confidencial y segura cualquier comportamiento inapropiado. De esta forma, la empresa fomenta una cultura de integridad y transparencia. Esto envía un mensaje claro de que la ética y el cumplimiento son valores fundamentales para la organización.
Así mismo, la existencia de un canal de denuncias puede contribuir a mejorar el clima laboral al proporcionar a los empleados una vía para expresar preocupaciones y resolver conflictos de manera justa y eficiente.
¿Qué tipos de canales de denuncias podemos implementar?
La característica principal de un canal de denuncias, obligatorio para empresas con 50 empleados o más, es la confidencialidad del denunciante. Bajo esa premisa, las empresas suelen optar por un sistema de denuncias mediante correo electrónico, teléfono o vía formulario web o app. En todos estos casos, se debe asegurar el cifrado de las conexiones y la confidencialidad durante todo el proceso. A día de hoy, la opción más recomendable es establecer un canal de denuncias a través de un apartado web o aplicación específica. De esta forma, ofrecemos a los interesados un sistema seguro y sencillo.
Si hablamos de gestión del canal de denuncias, esta puede ser interna o externa. En ocasiones, es la propia organización la que se encarga de la creación del canal y de su gestión. Así mismo, se ofrece la posibilidad a las empresas de que externalicen dicha gestión a través de abogados expertos en Compliance.
¿Qué empresas deben contar con un canal de denuncias?
La ley establece la obligación para ciertas entidades tanto del sector privado como público. Entre las entidades del sector privado obligadas se encuentran aquellas con 50 o más empleados, así como aquellas que estén sujetas a la normativa de la Unión Europea en áreas como servicios, productos financieros, prevención del blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
También se incluyen aquellas entidades que, aunque no tengan su domicilio en territorio nacional, operen en España a través de sucursales, agentes o mediante prestación de servicios. Además, partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que manejen fondos públicos deben contar con un canal de denuncias. Aunque no estén obligadas, cualquier entidad del sector privado puede establecer su propio canal de denuncias.
En el caso de grupos de empresas, la sociedad dominante debe aprobar una política general sobre el canal de denuncias y garantizar su aplicación en todas las entidades del grupo, respetando la autonomía de cada una y ajustándose a la normativa correspondiente. El responsable del canal de denuncias puede ser designado para todo el grupo o para cada entidad individual, subgrupo o conjunto de sociedades.
Por otro lado, en el sector público, todas las entidades están obligadas a contar con un canal de denuncias. Esto incluye a las diversas administraciones del Estado, comunidades autónomas, entidades locales, organismos públicos, universidades, corporaciones de Derecho público, fundaciones del sector público, entre otros. Además, se consideran incluidas aquellas sociedades mercantiles en las que el capital social público supere el 50%, así como los órganos constitucionales y otras instituciones de relevancia constitucional o autonómica.
¿Cuáles son los requisitos de un canal de denuncias?
Cualquier canal de comunicación, para ser efectivo y transparente, debe cumplir con unos requisitos esenciales. En primer lugar, debe garantizar el anonimato del informante y la confidencialidad de sus datos. Además, debe contar con una persona designada responsable de su gestión.
También es crucial que el canal envíe un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días naturales desde que se recibe la denuncia, y que responda a esta en un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo o, si se extiende el plazo, hasta un máximo de seis meses en total en casos más complejos.
Asimismo, el canal debe permitir el acceso externo desde fuera de la red corporativa, no limitándose únicamente a los trabajadores internos, sino extendiendo su cobertura a cualquier parte interesada en la empresa.
¿Cuáles son las sanciones?
Según la Ley 2/2023 las sanciones pueden alcanzar el millón de euros en casos muy graves.
Las sanciones leves, que van hasta los 100.000 €, se aplican en casos como la remisión deliberadamente incompleta de información o la falta de colaboración en investigaciones. Las sanciones graves, entre 100.001 y 600.000 €, se imponen por el incumplimiento de medidas para garantizar la confidencialidad de la información
Finalmente, las sanciones muy graves, que pueden alcanzar el millón de euros, se aplican en casos como el incumplimiento de tener un sistema interno de información según lo establecido en la ley, la divulgación deliberada de información falsa, la violación de garantías de confidencialidad y anonimato, la adopción de represalias contra informantes o personas protegidas, o la violación del deber de mantener el secreto sobre la información.
¿Cómo implementar un canal de denuncias?
El proceso de implementación de un canal de denuncias comienza designando a la persona responsable por parte del órgano de administración y realizando un exhaustivo estudio de la normativa aplicable. Es esencial elaborar un cronograma de trabajo con las acciones a realizar y fechas límite. Se recomienda contar con abogados expertos en Compliance para asegurar que se cumple la normativa en todo momento.
Se deben evaluar opciones de implementación, internas y externas. Una vez que el sistema esté en funcionamiento y haya sido probado, se debe informar de la existencia del canal de denuncias tanto de forma interna y externa.
En resumen, un canal de denuncias es una herramienta fundamental para promover una cultura de integridad y responsabilidad dentro de las empresas. Al proporcionar una vía segura y confidencial para reportar irregularidades, este mecanismo no solo ayuda a proteger a la empresa legalmente, sino que también beneficia a sus empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders.
En Figueras Legal somos expertos en Compliance. Contacte con nosotros en info@figueras.legal para solicitar más información.
